PaperIO
Del formulario al expediente. Cada paso bajo control.
Del documento físico al expediente. Con proceso, y con menos papel.
PaperIO da seguimiento a un documento físico y le asocia un proceso. También cubre la documentación que todavía no tiene sistema: solicitudes, formatos, registros e indicadores. Está orientado a reducir o eliminar el papel, y acompaña un sistema de gestión integral con código, versión y evidencia.
La documentación que sigue sin sistema
La operación central suele tener su sistema. El resto no: solicitudes, autorizaciones, constancias y el documento físico que pasa de escritorio en escritorio. Cuesta saber dónde está, quién lo tiene y qué paso sigue.
Orientado a usar menos papel
PaperIO busca reducir el papel y, cuando el trámite lo permite, dejar de usarlo. El formato deja de imprimirse para llenarlo, fotocopiarlo o pasarlo de mano.
- El papel deja de ser el vehículo del trámite: circula y se firma en el sistema.
- Quien debe actuar lo ve en su bandeja, sin trasladar el expediente.
- El archivo consultable es el del caso. La gaveta deja de ser la única copia.
- Lo que se elimina es el papel que solo existía porque el trámite no tenía otro camino.
Seguimiento de documentos físicos
Un documento que ya existe en papel puede entrar a PaperIO y quedar asociado a un proceso. El seguimiento es del caso: número, etapa, responsable e historial.
- Se registra con un PDF o con fotografías JPG, JPEG y PNG.
- Se le asocia el flujo: quién lo revisa, quién lo aprueba y qué documentos suma cada paso.
- Mientras avanza se ve en qué etapa está y quién debe continuar.
- Al cerrar, el expediente queda clasificado junto con el documento y su historial.
Amigable con un sistema de gestión integral
Sirve para crear y controlar la documentación de un sistema de gestión, incluidos marcos como ISO 9001 y FSSC 22000. No sustituye al sistema ni a su auditoría, y no certifica a la empresa.
- Procedimientos, formatos, registros e indicadores se crean como plantillas.
- Cada documento lleva código y versión, distintos del número del caso.
- Responsables, aprobaciones y evidencia quedan en el mismo expediente.
- Un indicador o un registro recorre el camino: se llena, se revisa y se archiva.
Diseño del proceso
El trámite no es un archivo suelto. Diseñas el camino, con los pasos que hagan falta.
- Creación, las revisiones o aprobaciones que el caso pida, y el cierre.
- Cada paso puede sumar sus documentos. El expediente los conserva, junto con el historial.
- El caso puede nacer de un formato propio o de un documento físico ya recibido.
- Publicar otro trámite es otra plantilla, no otra aplicación.
Para quién es
- Administración y operaciones con formatos recurrentes.
- Compras que necesitan documentar solicitudes y autorizaciones previas.
- Calidad y sistemas de gestión integral que crean documentación, indicadores y evidencias.
- Empresas con ERP y procesos internos todavía fuera de él.
- Grupos con varias razones sociales que necesitan archivos separados por compañía.
Cómo funciona
Un nuevo procedimiento empieza con una plantilla, sin desarrollar otra aplicación para cada trámite.
- 01Define la plantilla y el proceso: datos, diseño del documento, documentos de cada paso y responsables.
- 02Abre el caso: captura la información o registra el documento físico, y adjunta PDF o fotografías.
- 03Revisa y decide: cada responsable actúa desde su bandeja; aprueba, rechaza o devuelve según las reglas.
- 04Firma y completa: registra la rúbrica o la actuación del usuario cuando corresponda y termina las etapas requeridas.
- 05Cierra y archiva: genera o reúne el documento final, lo clasifica y lo vincula con el caso y su historial.
Capacidades principales
Se usa en computadora y en teléfono, con conexión, y puede instalarse como aplicación web. La firma es una rúbrica trazada o guardada, o el registro de la actuación de quien completa el paso.
Plantillas adaptables
Formularios con campos, tablas, firmas y adjuntos. El diseño del documento va separado de la captura.
Responsables y aprobaciones
Asignación a personas, roles o jefe directo. Reglas de decisión secuencial y devoluciones con motivo.
Versiones y numeración
Cada caso conserva las versiones con las que nació y un correlativo por plantilla y año que no se reutiliza.
Documento generado o físico
Formatos creados en PaperIO, o un documento físico que entra como PDF o imagen y sigue el proceso.
Expediente e historial
Lo que cada paso agrega queda en el mismo caso: actuaciones, comentarios, firmas, archivos y documento final.
Compañías y participación externa
Archivo por empresa y enlaces públicos de creación o consulta cuando la plantilla los habilita.
Casos de uso
Son ejemplos que se configuran sobre PaperIO. No vienen como módulos preinstalados.
- Solicitudes de materiales y requisiciones.
- Permisos y solicitudes internas.
- Entrega de equipos o herramientas.
- Actas y constancias.
- Inspecciones con fotografías y hallazgos.
- Procedimientos, formatos, registros e indicadores del sistema de gestión.
- Recepción y seguimiento de un documento físico.
Cómo cambia el trámite
| Situación | Forma habitual | Con PaperIO |
|---|---|---|
| SituaciónSaber quién sigue | Forma habitualPreguntar por correo o chat | Con PaperIOResponsable y etapa visibles |
| SituaciónUsar el formato vigente | Forma habitualCopias dispersas | Con PaperIOPlantilla publicada y versión conservada |
| SituaciónReconstruir una aprobación | Forma habitualBuscar mensajes y archivos | Con PaperIOHistorial y decisiones ligados al caso |
| SituaciónSeguir un documento físico | Forma habitualPreguntar en qué escritorio está | Con PaperIOCaso, etapa y responsable visibles |
| SituaciónDejar de pasar el papel | Forma habitualImprimir, firmar y guardar en gaveta | Con PaperIOCircula y se archiva en el sistema |
| SituaciónEncontrar el documento final | Forma habitualCarpetas y nombres distintos | Con PaperIOExpediente clasificado y vinculado |
Preguntas frecuentes
- ¿Necesito programar cada procedimiento?
- Los trámites compatibles con los campos, el diseño, las etapas y las reglas de PaperIO se configuran como plantillas. No es una plataforma de lógica arbitraria.
- ¿Reemplaza mi ERP?
- No. Complementa los sistemas especializados y cubre trámites y autorizaciones que quedan fuera de ellos.
- ¿Sirve para un sistema de gestión integral ISO?
- Sirve para crear y controlar su documentación: procedimientos, formatos, registros e indicadores, con código, versión, responsables y evidencia. Acompaña marcos como ISO 9001 y FSSC 22000. No sustituye al sistema de gestión ni a su auditoría, y no certifica a la empresa.
- ¿Puede empezar con un documento que ya recibí?
- Sí, con PDF o imágenes JPG, JPEG y PNG. No se ofrece importación ni conversión de Word y Excel.
- ¿Qué firmas admite?
- Rúbrica trazada o guardada, y el registro de la actuación de los usuarios. No se ofrece firma con certificado digital.
- ¿Se puede devolver para corregir?
- Sí, según la configuración y la versión del proceso, con motivo e historial. Las etapas afectadas vuelven a firmarse cuando corresponde.
- ¿Puede participar alguien sin cuenta?
- Sí, mediante enlaces habilitados para crear o consultar casos. Esos enlaces no caducan solos: se apagan con una acción explícita.
- ¿Funciona desde el teléfono?
- Sí, con conexión. Puede instalarse como aplicación web.
- ¿Sirve para varias compañías?
- Sí, con acceso autorizado y un repositorio documental por compañía.
- ¿Cuánto cuesta?
- Se cotiza según el alcance. Solicita una propuesta y un asesor te la prepara.
Trae un documento que hoy siga en papel
Muéstranos un formato, un registro o un documento físico. Te mostramos cómo se le asocia un proceso, cómo deja de circular en papel y cómo queda en el expediente.